Gemeentelijke Efficiëntie bij E-mailbeantwoording
Snel reageren op e-mails is essentieel voor effectieve communicatie tussen burgers en lokale overheden. De gemeente heeft op dit gebied grote stappen vooruit gezet door het implementeren van een efficiënt e-mailsysteem.
Verbeterde Processen
De gemeente heeft haar processen voor e-mailbeheer gestroomlijnd door: * Automatische antwoorden in te stellen voor veelvoorkomende vragen, waardoor de eerste reactietijd wordt verkort. * E-mails te routeren naar specifieke afdelingen op basis van onderwerp, waardoor het passende personeel direct wordt bereikt. * Samenwerkingshulpmiddelen te gebruiken om de communicatie tussen verschillende afdelingen te vergemakkelijken.
Getrainde Medewerkers
De gemeente heeft haar medewerkers getraind in effectieve e-mailbeantwoordingspraktijken, waaronder: * Professioneel taalgebruik en een klantgerichte toon * Duidelijkheid en beknoptheid in e-mails * Het tijdig beantwoorden van e-mails, met het doel binnen 2 werkdagen te reageren
Resultaten
Het implementeren van deze verbeteringen heeft geleid tot een aanzienlijke toename van de efficiëntie bij het beantwoorden van e-mails: * De eerste reactietijd is met 50% verminderd * De hoeveelheid onbeantwoorde e-mails is met 90% gedaald * De tevredenheid van burgers is verbeterd door een snellere en effectievere communicatie
Conclusie
De gemeente heeft het beantwoorden van e-mails een hoge prioriteit gegeven en heeft met succes een efficiënt systeem geïmplementeerd. Door verbeterde processen, getrainde medewerkers en een focus op tijdige antwoorden, heeft de gemeente het voor burgers gemakkelijk gemaakt om contact op te nemen en vragen gesteld te krijgen, wat uiteindelijk heeft geleid tot verbeterde communicatie en grotere tevredenheid.Compliment voor Aalsmeerse ambtenaren
Compliment voor Aalsmeerse ambtenaren
Ondanks de soms gehoorde mopperies op overheidsinstanties verdient de klantenservice van de gemeente Aalsmeer een compliment. Uit een recent onderzoek van Pricon blijkt dat Aalsmeer in Noord-Holland de hoogste score haalt voor snelle beantwoording van e-mails. Pricon stuurde alle Nederlandse gemeenten een e-mail met een vraag over dagbesteding voor dementerenden. De ambtenaar van het sociaal loket van Aalsmeer reageerde binnen de norm van twee werkdagen met een duidelijk antwoord.
Uithoorn presteert slecht
Hoewel Aalsmeer uitblinkt, presteert de gemeente Uithoorn juist slecht. Van de Noord-Hollandse gemeenten heeft 16 procent na drie weken nog steeds niet gereageerd op de vraag van Pricon. Uithoorn en Ouder-Amstel behoren tot deze groep. Het onderzoek laat zien dat gemeenten in Noord-Holland het vaak slecht doen op het gebied van e-mailbeantwoording. Alleen gemeenten in Utrecht scoren dit jaar nog slechter. De gemeente Diemen is voor het derde jaar op rij na drie weken nog niet gereageerd op de testmail. De volledige resultaten van het onderzoek zijn te vinden op pricon.nl.
Gemeente snel met beantwoorden e-mails
Inwoners van de gemeente kunnen erop rekenen dat hun e-mails snel worden beantwoord. Gemiddeld reageren medewerkers binnen 24 uur, blijkt uit cijfers van de gemeente. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van eerdere jaren. In 2021 was de gemiddelde responstijd nog 48 uur. De gemeente heeft maatregelen genomen om de service te verbeteren, zoals het inzetten van extra personeel en het optimaliseren van de werkprocessen. Wethouder Burgerzaken is blij met de resultaten. “We begrijpen dat het voor inwoners belangrijk is om snel antwoord te krijgen op hun vragen. Daarom hebben we hard gewerkt om de responstijd te verkorten.” De gemeente roept inwoners op om bij vragen en opmerkingen zoveel mogelijk per e-mail contact op te nemen. “Dit is de snelste en meest efficiënte manier om contact met ons op te nemen,” aldus de wethouder.
